Comment bien se préparer à un exercice de consultation en vue d’une planification stratégique?

Il va sans dire que toute démarche de planification stratégique doit inclure une ou même plusieurs étapes de consultation. Celles-ci permettent de s’assurer que la prochaine planification sera en harmonie avec la réalité des citoyens et de divers acteurs socio-économiques du territoire, et ce, tout en mettant la table pour la mobilisation nécessaire pour la phase d’implantation du plan.

Pour maximiser les retombées de vos consultations, il faut au préalable bien planifier la démarche. Voici quelques conseils qui devraient vous aider.

Déterminer vos objectifs

• Toute activité de consultation doit permettre d’atteindre des objectifs spécifiques. Ceux-ci peuvent aller d’un besoin précis en information à la recherche d’une mobilisation citoyenne ou d’une acceptabilité sociale autour d’une vision de développement. Il est important de définir les vôtres.

Déterminer le moment où la consultation est la plus pertinente

• Consulter la population ou d’autres intervenants est un exercice énergivore en temps et en ressources. Ainsi, il est important de bien déterminer, en fonction des objectifs à atteindre, les moments du processus où la consultation sera la plus bénéfique.
• Les consultations peuvent avoir lieu soit lors du diagnostic afin de récolter de l’information sur les enjeux vécus par la municipalité, soit à l’étape de la réflexion pour définir le futur de la municipalité, soit au moment de la validation des orientations du plan stratégique.

Déterminer la méthode de consultation et les acteurs à impliquer

• Les consultations de types consultation citoyenne, groupe de discussion ou entrevues personnalisées permettent d’échanger directement avec les participants et d’approfondir des sujets. Cependant, il est important de rester à un niveau stratégique afin de s’assurer que ces échanges ne se transformeront pas en séances de lamentations ou de gestion de problèmes opérationnels.
• Les consultations de type sondage permettent quant à elles d’aller quantifier différents éléments puisque le nombre de répondants peut être plus élevé. Il est généralement plus facile d’en analyser les résultats. Cependant, les réponses ne seront pas aussi détaillées que dans le cadre d’une consultation directe, et il peut être difficile d’atteindre l’échantillon souhaité.
• Les publics à impliquer peuvent être variés. Il peut s’agir des citoyens de la municipalité, de chefs d’entreprise, d’acteurs socio-économiques de la région ou autres. Selon les objectifs, la segmentation de vos cibles sera très importante.

Préparer et tenir la consultation de manière adéquate

• Il ne faut surtout pas négliger les éléments logistiques dans le cadre d’une consultation. Une salle trop grande par rapport au nombre de participants peut créer une atmosphère non propice aux échanges.
• Assurez-vous également de disposer du matériel nécessaire pour stimuler et orienter les échanges, et d’être en mesure d’en faire le bilan.
• Et ne jamais négliger les aptitudes humaines, d’écoute et d’empathie, de l’animatrice/animateur.

Mais, au-delà du modèle de consultation qui sera retenu, la clé du succès de cette activité sera votre capacité à en analyser efficacement les résultats pour parvenir à bien alimenter vos réflexions stratégiques. Disposer de la bonne information est important. Savoir quoi en faire est capital.